Bonnes pratiques et retour d’expérience des membres face au covid-19

Bonnes pratiques et retour d’expérience des membres face au covid-19

France Invest, Veille réglementaire

Déconfinement


Eclairage sur les bonnes pratiques mises en place dans le cadre de la politique de déconfinement dans les sociétés de gestion de portefeuille (SGP)

Au préalable, rappelons que ces bonnes pratiques sont à adapter en fonction de la taille de la SGP.

 

Date de reprise : pas immédiatement à partir du 11  mai (désinfection des bureaux, remise en marche) mais plutôt à partir du 18 mai ou même 25 mai

Accès aux bureaux : très restreint sur la période du 11 mai au 2 juin (Période 1). Cet accès s’étale dans le temps jusqu’à fin mai au minimum, voire jusqu’au début du mois de juin.

Organisation du travail :

  • Sur période 1, le télétravail reste une quasi-obligation pour l’ensemble des salariés (certaines sociétés de gestion excluent même le principe d’un retour au bureau en Période 1). Il est néanmoins possible de se rendre au bureau sur la base du volontariat et pour des raisons justifiées (situation personnelle du collaborateur, récupération de document papier, réunion commerciale non annulable) ou impérieuses ;
  • Le processus d’accès au bureau est lourd et susceptible de freiner l’accès au bureau : la demande d’autorisation d’accès au bureau doit être effectuée au moins une semaine avant la date d’accès au bureau auprès du responsable d’équipe ou DRH. De nombreuses contraintes sont associées à ce déplacement (pas de transport en commun, …), règles de sécurité des salariés (cf. ci-dessous) ;
  • Interdiction d’aller au bureau si doute sur des symptômes ou fréquentation dans un délai de 3 semaines de personnes ayant développé des symptômes ;
  • Interdiction de venue des stagiaires pendant période 1 ;
  • Le plus souvent interdiction des réunions dans les bureaux de la SdG ou à l’extérieur (Avocats, M&A, etc …) ; le cas échéant, un assouplissement est possible pour motif de nécessité impérieuse sous réserve de la validation préalable par les RH ou la direction et du respect des règles sanitaires strictes ainsi que d’un nombre restreint de personnes présentes dans une même salle de réunion (2 à 3 maximum) ;

Règles de sécurité des salariés

  • 1 personne par bureau, régulation drastique des open-space avec réorganisation physique des salariés concernés
  • Certaines SdG indiquent parfois un % maximum de personnes par Société ou par équipe présentes en même temps (40% par exemple)
  • 1,5 à 2 m de distanciation sociale obligatoire dans les bureaux et les espaces de travail
  • Port du masque obligatoire pendant la journée
  • 1 seule personne dans les salles particulières : repro, cafétéria, entrée, ascenseur
  • Régulation de la circulation dans les couloirs
  • Obligation de désinfection par gel hydroalcoolique des mains à l’entrée dans les bureaux, à la sortie, après toute réunion, après usage de l’ascenseur.
  • Désinfection par le collaborateur de sa table et de ses outils numériques à l’arrivée et au départ ;
  • Arrêt de la climatisation et obligation d’aération au moins 3X par jour par le collaborateur
  • Repas à son bureau (fermeture des salles communes et salle type cafétéria), interdiction de la restauration collective (cantine, restaurant extérieur) ; beaucoup de SdG proposeront un système de livraison des repas par des sociétés partenaires ;
  • Renforcement des mesures de nettoyage et de désinfection des locaux par du personnel extérieur matin et soir et pour certaines SdG, dans la journée (ronde régulière de nettoyage)

Déplacement

  • Un consensus pour soit interdire l’usage des transports en commun, soit demander de les éviter au maximum
  • Demande d’utiliser les véhicules personnels (sans co-voiturage) avec prise en charge du parking près du bureau
  • Certaines SdG permettent l’usage du taxi/VTC et prennent en charge un aller-retour par jour
  • Utilisation encouragée du vélo/trottinette avec réflexion autour de vélos électriques pris en charge par la SdG

Aide sanitaire

  • Bcp de SdG proposent un système de prise de température type ThermoScan, sur la base du volontariat (interdiction de l’obligation par le Ministère du travail) ;
  • Des masques, gants et gel sont systématiquement donnés au collaborateur et beaucoup de SdG élargissent ces dotations à la famille du collaborateur ;

Un nombre significatif de SdG envisagent organiser dans les prochaines semaines un accès à i) des tests sérologiques pour le collaborateur (et parfois sa famille) et, le cas éhéant, ii) des tests PCR en cas de symptômes ou de doute du collaborateur. A noter que certaines SdG ont des participations dans le domaine des labos et peuvent avoir des accès privilégiés. La plupart des SdG proposent de prendre en charge le coût de ces tests (si effectués en dehors des process de remboursement Sécu).

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